PC-01-03 Control de Documentos

Normalizar la generación, distribución, modificación y control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, para facilitar su identificación, sistematizar su utilización y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

Todos los Documentos relacionados al Sistema de Gestión de Calidad de TESIS-OYS.

De acuerdo a lo establecido en el “Manual de Calidad” (MC-01), existen 4 niveles de documentos
relacionados al Sistema de Gestión de Calidad:

• 3.1 Manual de Calidad (MC)

Es el documento donde se definen las políticas y objetivos, se documenta el mapa de procesos que evidencia la interacción de los procesos de la organización y se describe al Sistema de Gestión de Calidad de TESIS-OYS, la cultura de la organización y la estructura de la documentación referida al Sistema.
En el manual de la calidad se referencian todos los procedimientos de nuestro SGC.

• 3.2 Procedimientos de Calidad (PC)

Son los documentos donde se definen los procesos con el objetivo de  sistematizar sus actividades.  En el “Listado de procedimientos e instructivos de trabajo” (FC-10), se encuentran listados todos los procedimientos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad y se muestran las personas responsables de su emisión, control y aprobación.

• 3.3 Otros Documentos:

• Instructivos de Trabajo ( IT )

Son documentos complementarios a los procedimientos que aclaran requerimientos  particulares, acciones a seguir y responsabilidades de funciones específicas.  Éstos proporcionan un grado mayor de detalle que los procedimientos.  En el “Listado de procedimientos e instructivos de trabajo” (FC-10), se encuentran todos los instructivos de trabajo que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad y se muestran las personas responsables de su emisión, control y aprobación.

• Diagramas (DG)

Son documentos que proporcionan información gráfica referente al Sistema de Gestión de Calidad.  El listado de los diagramas vigentes se encuentra en el “Listado de documentos” (FC-08).

• Publicaciones (PB)

Son documentos que presentan información al exterior, estos pueden ser de diversas formas, tales como página Web, folletos, etc..  El listado de las publicaciones vigentes se encuentra en el “Listado de documentos” (FC-08) y muestra las personas encargadas de su emisión y aprobación.

• Formularios (FC)

Son documentos necesarios para la registración de todas aquellas actividades generadas en los procedimientos, consideradas críticas. En el “Listado de formularios y registros” (FC-09) se listan los formularios vigentes y su tratamiento.

• 3.4 Registros

Son un tipo especial de documentos, pueden ser generados al completar los formularios o al recibir constancia de alguna actividad, éstos constituyen la documentación necesaria para garantizar una efectiva evaluación del funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, ya que proporcionan evidencia de la conformidad con los requisitos. El tratamiento de los mismos se describe en  el procedimiento “Control de Registros” (PC-02).

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

• 3.5 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Antes de la distribución y puesta en vigencia de los documentos, éstos pueden ser controlados por una tercera persona y deben ser aprobados por la Dirección. 

Una vez aprobado el documento, la versión impresa es firmada (en caso de ser impresa) por los responsables de su emisión, control y aprobación, siendo ésta la única copia impresa controlada, la cual está bajo el control del personal de Calidad.

• 3.6 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Todo el personal de TESIS-OYS tiene acceso a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad a través del portal comunitario de TESIS-OYS de dirección http://www.tesis-oys.com.ar/. 
Es función del personal de Calidad mantener en la intranet local de TESIS-OYS la documentación actualizada y destruir los documentos obsoletos impresos. 
Los documentos en formato digital se encuentra en el área de almacenamiento de datos relevantes donde la copia de seguridad del sistema los protege, según el instructivo de trabajo “Copia de seguridad” (IT-01).

• 3.7 MODIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO  EXISTENTE

Cuando se entienda necesario realizar modificaciones a algún documento ó cuando estas surjan como consecuencia de acciones correctivas, mejoras u otros cambios, el responsable de Calidad junto con el sector involucrado evalúan la pertinencia o no de dicha modificación.

La revisión y aprobación la realizan los mismos sectores que emitieron el documento original.  Una vez aprobada la modificación del documento, el responsable de Calidad lo notifica a todo el personal que figura en la lista de distribución mediante un mail. Los documentos obsoletos impresos son destruidos y los digitales son reemplazados por la versión actualizada.

En cada documento se muestra su versión, la fecha de la última revisión, la descripción de los cambios realizados, el nombre y la firma de los responsables de su realización y aprobación. Estos datos son mostrados y registrados en el punto 6 ("Revisiones") del documento, en un cuadro para tal fin.

Los cambios que se realizan en los documentos son identificados por un sombreado del texto modificado. Cuando el documento vuelve a ser modificado, se elimina el último sombreado y solo se sombrea el nuevo cambio para no generar confusiones en los usuarios de los documentos.

Las correcciones de un documento debido a errores ortográficos, de sintaxis o cambios de forma, no son consideradas modificaciones.

• 3.8 DOCUMENTOS EXTERNOS

Los Documentos Externos son aquellos que están relacionados al Sistema de Gestión de Calidad de TESIS-OYS, pero que no fueron emitidos por éste, por ejemplo las Normas Internacionales ISO 9001:2008. 

En el “Listado de documentos” (FC-08), se encuentran todos los documentos externos vigentes y el o los responsables de archivarlos y mantenerlos actualizados.
El responsable de calidad verifica anualmente la vigencia de dichos documentos y de existir versiones actualizadas incorpora las mismas al listado.

• 3.9 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos llevan en cada una de sus hojas (encabezado y pie de página) su codificación, la cual respeta la siguiente regla:

Por ejemplo, la codificación del procedimiento Compras sería:

PC-03/00
PC: indica que es un procedimiento;
03: indica que es de Compras;
00: significa que es la versión original.

El presente procedimiento sirve como modelo para la generación de los demás procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.

• Calidad
• Dirección